Tehokkuus on elintärkeää tilitoimistolle

Lakeus Tilitoimisto kasvaa hurjaa vauhtia. Liikevaihtomme tuplaantui viime vuodesta ja kasvuvauhti näyttää jatkuvan kovana myös tästä eteenpäin. Kun kasvuvauhti on tätä luokkaa, joudumme miettimään tarkkaan, mihin käytämme aikamme. Jokainen turha työvaihe tai tehoton toimintatapa on tunnistettava ja siihen on löydettävä tehokas ratkaisu.

Yksi työllistävimmistä ”pienistä” tehtävistä on asiakkaiden tuntemisvelvoite. Rahanpesulaki velvoittaa tilitoimistoja hankkimaan tietoja asiakkaistaan, analysoimaan ne ja vielä sen lisäksi ylläpitämään tietoja. Vaateet ovat kovin epäselviä ja toimintatapojen luonti viranomaisten ohjeistusten perusteella on haastavaa.

Valmis ratkaisu tuli tarpeeseen

Taloushallintoliitosta saimme vinkin, että Clento-pilvipalvelu on ratkaissut monta ongelmaa jo valmiiksi. Tilasin tuotteen käyttööni, jonka jälkeen asiat lähtivät sujumaan omalla painollaan. Sopimuksen teon jälkeen otimme asiakaslistauksen toiminnanohjausjärjestelmästä, jonka veimme erillisinä tiedostona Clentoon. Järjestelmä mahdollisti massalähetyksen, joten tilauksen jälkeen kolmantena päivänä meiltä lähti asiakkaille reilu 300 kpl lomaketta täytettäväksi. Järjestelmässä oli valmiit tietopyynnöt erityyppisille yrityksille, asunto-osakeyhtiöille ja pienemmille toiminimille. Järjestelmän tilauksesta kahden viikon kuluttua meillä oli noin 80 % kaikista tarvittavista tiedoista kerättynä. Loppuja asiakkaita muistuttelimme ystävällisesti.

Rahanpesulain riskiperusteisuuden ymmärtäminen helpottaa työtaakkaa

Rahanpesulain idean ymmärtää vasta, kun kerättyjä tuntemistietoja käsittelee. Lain hengen mukaisesti jokaisen asiakkaan riski täytyy arvioida yksilöllisesti. Clentossa jokaisen asiakas arvioidaan erikseen ja riskitekijöiden perusteella arvioidaan, onko syytä harkita esimerkiksi tehostettua seurantaa. Riskiarvion tekemisen toimintamalli on valmiiksi mietitty ja perustuu siihen, että arvion tekijä pohtii erillisten kysymysten avulla, onko kyseisessä asiakkaassa potentiaalista rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen riskiä. Valtaosa asiakkaista saatiin käsiteltyä muutamassa minuutissa.

Tiedot ajantasalle pienellä vaivalla

Lakeus Tilitoimisto sai hoidettua asiakkaiden tuntemistiedot ajan tasalle noin kolmessa viikossa varsin pienellä vaivalla. Jatkossa tuntemistietojen ylläpitäminen ja lain vaatima jatkuva seuranta tapahtuu Clento-järjestelmän ympärille rakennetulle toimintamallilla. Arvokkain resurssimme eli työntekijät arvostavat selkeää dokumentoitua toimintamallia, minkä vuoksi voimme huoletta jatkaa erinomaisella kasvupolullamme!

Suvi Varala – Lakeus tilitoimisto Oy